Programadores, ¿cuál es el proceso más ineficiente utilizado por otros departamentos de su empresa que podrían automatizar si se les pregunta?

No sé si es el proceso más ineficiente, pero fue * un * proceso ineficiente. Cuando trabajaba para una corporación minorista, vendíamos widgets de nuestros escritorios de la ciudad, pero también hacíamos muchos trabajos de entrega y de facturación a cuenta. Todas las tardes, alrededor de las 2 de la tarde, escuchaba este bip … bip … bip … ruido desde afuera de mi puerta. Un día decidí investigarlo.

Era la recepcionista en el área de la oficina. Tenía nuestra pantalla “Mark-Delivered” abierta, y estaba completando cada uno de los números de pedido usando un escáner portátil conectado a la PC, y escaneando cada uno de los códigos de barras de los documentos de prueba de entrega. Cada vez que escaneaba, la computadora de mano emitía un pitido y enviaba el número de pedido más una pestaña a la aplicación. Cuando tenía una página llena, pulsaba la tecla de transmisión, lo que cambiaría el estado de los pedidos ingresados ​​a Entregado, lo que los haría elegibles para la facturación durante los lotes de esa noche. Le tomó de 1.5 a 2 segundos presionar el gatillo de la computadora de mano, colocar la abertura para capturar el código de barras, registrar el código de barras en el escáner, emitir un pitido, enviar los datos al programa y pasar la página. 1.5 a 2 segundos por pedido, y procesamos entre 3000 y 5000 pedidos por día. A veces más.

Ahora. Es un proceso manual y bastante ineficiente, ¿no? Pero espera, se pone mejor.

Después de que terminó de escanear los pedidos del día para la facturación, tuvo que escanearlos para el departamento de crédito. Verá, algunas de las personas que nos ordenan material, lo reciben y se lo facturan, nos llamarán más tarde y se quejarán de su factura porque nunca ordenaron tal y tal cosa, ¡y ciertamente nunca la recibieron! La gente de AR solía tener que decirles que lo investigarían y terminar la conversación. Luego vaya a un banco de archivadores, encuentre la cuenta en cuestión, encuentre el documento en papel, haga una copia y envíelo por correo al cliente descontento. Anteriormente había mejorado ese proceso comprando un puñado de escáneres de páginas alimentadas por hojas y el paquete de software ImageNow, por lo que cuando el cliente llama, la persona AR solo necesitaba abrir una ventana WebNow, escribir la identificación del cliente, escribir el número de pedido en cuestión, mire la imagen del comprobante de entrega para asegurarse de que tenga una firma, luego presione un botón para enviarla por correo electrónico a la persona con la que está hablando y luego pregunte: “¿Es su firma al final de este formulario? ? ”

Vea, ImageNow (solo soy un cliente feliz y no tengo ninguna afiliación con la compañía) escanea el documento, reconoce el código de barras y lo traduce para indexar el documento automáticamente en su base de datos. Que era una base de datos SQLServer en un servidor de Windows, no una base de datos DMSII en un servidor Unisys ClearPath, pero en este momento ya estaba oliendo sangre. Regresé a mi oficina y, en aproximadamente media hora, escribí y probé un disparador que, para cada documento de Prueba de entrega escaneado en ImageNow, ingresaba una fila en una tabla personalizada que consistía solo en el número de pedido. Luego tardé unos 15 minutos en escribir un programa de JavaScript para recolectar esos números de pedido, volcarlos en un archivo plano y vaciar la tabla, y enviar el archivo por FTP al servidor Unisys. Finalmente, me tomé otros quince minutos para escribir un programa en el lado de Unisys para leer ese archivo, marcar todas las órdenes entregadas y archivar el archivo. El resultado: la recepcionista podía eliminar completamente el procedimiento de escaneo manual que hacía todas las tardes.

Durante la semana siguiente probé el sistema recogiendo los escaneos diarios de ImageNow y enviando el archivo a nuestro entorno de prueba y marcándolos entregados allí. Cada día, me tomaba entre 10 y 15 minutos comparar lo que se había marcado como entregado por mi sistema con lo que se había marcado como entregado en producción, y perseguir discrepancias. En todos los casos, las discrepancias eran atribuibles a un código de barras borroso e ilegible que tenía que ser tecleado a mano. La incrustación manual debía realizarse tanto en el escaneo manual como en los procesos ImageNow, por lo que no es sorprendente que tengamos algunas discrepancias en ambos lados. Sin embargo, la mayoría de los problemas estaban en el lado del escaneo manual, ya que para ellos, tenía que interrumpir el flujo manual para escribir el número de pedido, donde en el proceso ImageNow, el proceso automatizado leía todos los códigos de barras que podía, y luego aparecía un diálogo para pedir ayuda para decodificar los que no podía leer, es decir, en lugar de una interrupción del proceso, era parte del flujo orgánico.

De acuerdo, a la recepcionista se le pagó quizás una cuarta parte de mi salario, pero me doy cuenta de que me llevó aproximadamente una hora desarrollar este sistema y aproximadamente una hora para probarlo durante una semana, y le ahorraría una o dos horas todos los días. ¡He escrito varios programas que ahorran trabajo y tiempo, pero pocos de ellos han tenido un período de recuperación de 1-2 semanas!

Cualquiera que haya trabajado en TI en Corporate America sabe cómo termina esta historia.

Le presenté la idea a mi director. Dijo que no creía que funcionaría. Le mostré los resultados de mis pruebas. Dijo que no creía que AR aceptaría un proceso de facturación sin intervención: demasiadas oportunidades para que algo salga mal. Sospecho que la conclusión fue que contrataron a esta recepcionista a tiempo completo, pero ella realmente no tenía mucho que hacer por las tardes, y necesitaban algo que darle regularmente para llenar su tiempo.